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Welche Vorteile bringt eProcurement?

Die wesentlichen Gründe für die Einführung einer elektronischen Beschaffungs-Lösung sind:

  • Reduktion der Prozesszeiten durch erhöhte Transparenz sowie einfache Angebotsevaluierung und Bestellung
  • Reduktion der Prozesszeiten durch Direktbestellung der Bedarfsträger in der jeweiligen Einheit
  • Reduktion der Einkaufs- und Verwaltungskosten durch Standardisierung
  •  Entlastung des Einkaufs von operativen Tätigkeiten zugunsten des
    strategischen, wertschöpfenden Einkaufs
  •  Lieferantenbündelung auf einer Oberfläche
  • Optimierung der Einkaufskonditionen u.a. durch Volumenbündelung
  • Management-Informations-Statistiken zur Entscheidungsoptimierung
  • optimale Basis für Kostenstellen- bzw. Geschäftsstellenvergleiche
  •  Flexibilität gegenüber logistischen Optimierungen / Veränderungen
  • Reduktion von Materialverlust/ Inventurdifferenzen
  • Lagerminierung
  • ggf. Refinanzierung durch Listinggebühren

Welche Vorteile bringt eSourcing?

Die wesentlichen Gründe für die Einführung einer elektronischen Sourcing-Lösung sind:

  • kurze und günstige Kommunikationswege durch Einsatz des Internets
  • der Einkaufsvorgang ist durch Zentralität auf der Plattform viel transparenter als zuvor
  • alle Einkaufsvorgänge sind jederzeit online nachvollziehbar
  • alle Anfragen/Informationen/Änderungen werden zeitgleich an alle Anbieter übertragen
  • kurzfristige Verlängerungen (Nachverhandlungen) sind möglich
  • die Angebotsauswertung ist durch einheitliche Darstellung übersichtlicher und vergleichbarer
  • Möglichkeit der Voransicht seitens des Bieters in der Preview-Phase
  • Übersicht über den Datenverkehr
  • Übersicht über die Historie einer Auktion / Ausschreibung
  • Übersicht über den Mailverkehr zu einer Auktion / Ausschreibung oder einen Bieter
  • Druckversion der statistischen Auswertung
  • jederzeitiger Zugriff/Teilnahme möglich, aufgrund der mobilen Variante auch ohne Internetzugang
  • frei von Medienbrüchen durch mögliche Anbindung an das ERP-System
  • frei von Medienbrüchen durch mögliche Anbindung an CM Procure

Wie sieht der Projektablauf aus?

Aufgrund unserer vielfachen Erfahrungen schlagen wir unseren Kunden zur Durchführung des geplanten Projektes ein integriertes Vorgehenskonzept vor.

Die empfohlene Projektmethodik mit den zugehörigen Techniken wird in diesem Kapitel im Überblick dargestellt. Hierauf folgt die Beschreibung der Projektphasen mit den zugehörigen Aktivitäten, die ePhilos ihren Kunden für die Projektabwicklung vorschlägt.

 

Darstellung des Vorgehensmodells

Das Vorgehensmodell gliedert das Projekt in die Phasen:

  1. Projektinitialisierung,
  2. Business Blueprint,
  3. Realisierung,
  4. Produktionsvorbereitung und
  5. Go-Live & Support.

 

Nach der „Projektinitialisierung“ mit Detailplanung, Planung der technischen Anforderungen und Projekt-Kick-off liegt in der Phase „Business Blueprint“ der Schwerpunkt der Projektarbeit auf der Definition der Geschäftsprozessanforderungen.

Die Phase „Realisierung“ setzt diese Anforderungen sukzessive durch das Customizing des Systems und Entwicklungsarbeiten um und schließt mit einem umfangreichen Integrationstest ab.

In der Phase „Produktionsvorbereitung“ erfolgt die Durchführung von Anwendungstests mit Test- oder Realdaten, die Detaillierung der Einführungsplanung sowie parallel die Schulung von Endanwendern mit der anschließenden Produktivsetzung des Systems. Die Phase ‚Go-Live & Support’ umfasst die Nachbetreuung des produktiven Systems.

 

Die Grafik zeigt die Projektphasen in der Übersicht.

 

 

Durch das integrierte Vorgehenskonzept werden alle wichtigen Aspekte einbezogen, die projektspezifischen Abhängigkeiten berücksichtigt, die einbezogenen Punkte ausreichend behandelt und die Ergebnisse und Empfehlungen frühzeitig abgestimmt.

 

Durch Abstimmungsprozesse innerhalb der Projektphasen wird sichergestellt, dass der Kunde den Verlauf des Projektes jederzeit kontrollieren und beeinflussen kann. Einzelne Arbeitsschritte werden, sofern diese unabhängig voneinander sind, zeitlich parallel vorangetrieben, um Zeitverluste durch unnötige Pufferzeiten zu vermeiden. Hierbei kann es sich um Arbeitsschritte wie die Vorbereitung der Datenmigration (z.B. Installation und Einrichtung der Migrationsumgebung) und Integrationsarbeiten handeln.

Im Folgenden werden die fünf Projektphasen aktivitätenorientiert beschrieben.

 

Phase 1: Projektinitialisierung

Ein erfolgreiches Projekt basiert auf einer umfassenden Planung und Vorbereitung.

Wesentlich ist hier insbesondere die Festlegung der Projektziele, des detaillierten Projektumfangs sowie der Einführungsstrategie. Folgende Aufgaben sind zu berücksichtigen:

 Projektplanung erstellen

·         Einführungsstrategie prüfen und detaillieren

·         Projektstruktur bestimmen

·         Projekt-Kick-off vorbereiten

 

Planung der technischen Anforderungen

·         Technische Anforderungen ermitteln

 

Projektabläufe definieren

·         Standards und Verfahren für das Projektmanagement festlegen

·         Einführungsstandards und -abläufe definieren

·         Strategie für Systemlandschaft definieren

 

Erstellung des Schulungsplans

·         Projektteamschulungen durchführen

·         Strategie für Benutzerschulungen und -dokumentation festlegen

 

Qualitätsmanagement - Projektvorbereitung

·         Interne Qualitätsprüfung durchführen

·         Review Projektvorbereitung

 

Phase 2: Business Blueprint

Die Erstellung des technologischen Feinkonzeptes, die Gestaltung einzelner Anforderungen im Rahmen einer prototypischen Testumgebung, die Erstellung des Detailkonzepts und die Überarbeitung des Projektplans sind Aktivitäten der Phase 2.

 

Geschäftsprozesskonzeption:

Hierbei werden die Geschäftsprozesse (inkl. der notwendigen Schnittstellen) als Soll-Prozesse detailliert ausgeprägt.

Die CM-Standardprozesse bilden hierbei die Basis für die kundenindividuellen Ausprägungen.

 

Phase 3: Realisierung

Die Anpassung des Testsystems durch Customizing- und Entwicklungsarbeiten an die Erfordernisse der Produktivabläufe ist das Ziel der Realisierungsphase.

Des Weiteren wird die Produktion vorbereitet, indem das Produktionssystem installiert – ggf. Übergang in das IT-Umfeld des Kunden - und der Going-Live Plan erstellt wird.

 

Innerhalb des Going-Live Prozesses werden alle weiteren geplanten Verbrauchsstellen sowie sukzessive weitere Lieferanten angebunden. Möglicherweise notwendig werdende Anpassungen am Customizing sind im Rahmen der laufenden Systempflege vorzunehmen.

                       

Customizing der Geschäftsprozesse:

Die Geschäftsprozesse wurden in der Phase „Business Blueprint“ im Detail ausgeprägt und in dieser Phase im Customizing umgesetzt.

·         Umsetzung des Feinkonzeptes durch Customizing

·         Einzeltest mit den Key-Usern

·         Dokumentation der Systemeinstellungen

 

Integrationstest:

Test aller Geschäftsprozesse und Schnittstellen mit vorhandenen Livedaten (alternativ Testdaten).

·         Unterstützung beim Einpflegen von Stammdaten

·         Abstimmung über die Produktionsfreigabe

·         Testfälle entwickeln

 

Phase 4: Produktionsvorbereitung

Die Überführung des ausgeprägten Systems mit den entwickelten Schnittstellen in die Produktion ist das Ziel der Aktivitäten im Rahmen der Phase 4.

·         Übertrag aller Systemeinstellungen in das Produktionssystem

·         Qualitätsprüfung

·         Manuelles Customizing der Systemeinstellungen, die nicht transportiert werden können

 

Phase 5: GO-Live und Support

Zur Phase 5 gehört, dass die Übertragung der Systemleistungen in das Produktivsystem überprüft und das System für die Nutzung freigegeben wird.

Durch die Supportleistungen wird das System weiter optimiert und im Rahmen der allgemeinen Systemadministration überwacht.

·         Unterstützung des Betriebes in den ersten Tagen nach Produktivstart

·         Aufnahme von Problemen und Korrektur möglicher Fehler

 

Eine den Produktivbetrieb begleitende Systempflege bietet die ePhilos im Rahmen von Wartungsverträgen mit fester Laufzeit oder nach Aufwand an.

Welche Maßnahmen gibt es bei der Qualitätssicherung?

Die Qualitätssicherungsmaßnahmen bei Projektumsetzung teilen sich auf in technische und organisatorische Maßnahmen.

 

Technische Maßnahmen:

Die Softwareentwicklung wird durch ein Concurrent Versions System (CVS, Programm zur Koordinierung der Arbeit einzelner Entwickler eines Projektes und zur Versionsverwaltung von Quellcode) gestützt.

Es erfolgt die Implementierung einer Testumgebung, ggf. schon mit Realdaten (alternativ Testdaten), basierend auf bestehenden ComfortMarket-Installationen.

Die Fehlererfassung erfolgt durch die Nutzung eines webbasierten Fehlererfassungstools (Mantis). Die Einbindung der Nehlsen-Mitarbeiter ist jederzeit möglich.

 

Mess- und Debugmethoden:

Zeitmessverfahren zur Laufzeitermittlung von Methoden. Hierzu verwenden wir eine eigene Debugklasse mit folgenden Funktionen:

  • Zeitmessung an definierbaren Breakpoints zur Ermittlung von Methodenlaufzeiten
  • Ausgabe von Fehlermeldungen der Datenbank, der Entwicklungssprache, eigener definierter Fehlermeldungen
  • Ausgabe von Variablen an definierbaren Breakpoints
  • Query-Analyse (Schlüssel-, Hilfstabellenverwendung, etc.) zur Laufzeitoptimierung

 

Funktionstests mit verschiedenen Rollen, resp. Testkompetenz (z.B. Programmierertest, Anwendertest vom DAU bis zum versierten Anwender).

 

Organisatorische Maßnahmen:

Es werden Testanwender unterschiedlicher Testintensität definiert (siehe oben) bei Planung von Testszenarien, Testdurchführung, -analyse, Fehlerbeseitigungszyklen. Mittels rechtzeitig aufgebauter Testumgebung und Einbeziehung der späteren Anwender können frühzeitig Testläufe durchgeführt werden, die, wenn erforderlich, ein rechtzeitiges Gegensteuern gewährleisten. Die zu testenden Geschäftsvorfälle werden ermittelt (Einbeziehung der geforderten Szenarien), priorisiert und getestet.

Wir unterteilen in dynamische Qualitätssicherung (Testen) und statische Qualitätssicherung (Zwischenergebnisprüfung ohne Softwareausführung). Die Testmethoden sind: White-Box Test, Black-Box-Test, intuitive Testfallermittlung, Funktionstests (Testfälle werden anhand der spezifizierten Funktionen gebildet) und Zufallstests (keine deterministische Strategie bei Auswahl der Testdaten).

Welche Schulungsarten bieten Sie an?

Generell ist CM so nutzerfreundlich und selbsterklärend aufgebaut, dass eine Schulung für den Bedarfsträger nicht zwangsläufig stattfinden muss. Wir empfehlen einen Schulungstag für Admins oder Keyuser.

ePhilos bietet auf Wunsch drei Arten von Schulung an:

·         Schulung für Multiplikatoren (Train the Trainer)

·         Schulung der Systemadministratoren / Keyuser

·         Schulung für die Anwender aus den Beschaffungsstellen und Besteller

 

Multiplikatorenschulung:

Für die Multiplikatoren des Kunden erfolgt die Schulung zeitnah vor dem Produktivstart des Systems. Die allgemeine Bedienung der CM-Produktfamilie und die Einweisung in die für die Anwender relevanten Funktionen gehören hierbei zur Schulung der Multiplikatoren. Die Übungen beziehen sich auf praxisnahe Beschaffungs-, Ausschreibungs-, Auktionsvorgänge.

Ziel: Die Multiplikatoren können im Rahmen von Inhouse-Schulungen die Ausbildung der zukünftig involvierten Mitarbeiter im Sinne einer Kostenreduzierung selbst durchführen.

Die Teilnehmer der Schulung sollten als Voraussetzung bereits Kenntnisse der PC-Bedienung unter Windows einschließlich Grundkenntnisse von MS-Office besitzen.

 

Administratoren- / Keyuser-Schulung:

Einige Administrationsvorgänge können kostengünstiger und schneller durch eigene Mitarbeiter des Kunden vor Ort erledigt werden. Eine definierte Administrationsstelle des Kunden sollte zentraler Ansprechpartner für alle im Rahmen der Pflege und des Betriebs anfallenden Fragen einschließlich Benutzerunterstützung sein. Damit die Administratoren des Kunden die Anforderungen erfüllen können, wird eine individuelle Schulung zusammengestellt. Diese Schulung kann die Unterstützung bei Systempflegearbeiten vor Ort, z.B. bei Updates der CM-Produktfamilie, Support-Packages, etc. sowie Einrichtung und Modifikation von Benutzerrechten gewährleisten.

 

Schulungskonzept für die Anwender aus den operativen Stellen:

Für diese Anwender wird der Auftragnehmer als optionale Leistung ein Schulungskonzept erstellen. Hierbei wird der jeweilige Kenntnisstand der Teilnehmer berücksichtigt. Die Schulung wird als Inhouse-Schulung durchgeführt. Voraussetzung hierzu ist die Bereitstellung der für die Schulung benötigten Infrastruktur durch den Kunden.

 

Zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Schulungen und der reibungslosen Übertragung der gelernten Ergebnisse auf das Live-System, wird sich zur Schulungsdurchführung des Testsystems bedient.